Perjanjian pemrosesan data

Antara daycare dan 4V3D OÜ, untuk layanan grup Minute Mission. Versi 1.0, 23 September 2026.

Ini adalah terjemahan bahasa Indonesia dari perjanjian ini. Perjanjian ini juga diterbitkan dalam bahasa Inggris dan Estonia, dan kedua teks itulah yang mengikat; pelanggan di Estonia menandatangani teks Estonia. Jika terjemahan ini berbeda dari teks Inggris, teks Inggris yang berlaku.

Cara menyetujui perjanjian ini

Ada dua cara, dengan akibat hukum yang sama.

• Saat checkout. Centang kotak yang menyatakan bahwa Anda menerima perjanjian ini, versi 1.0. Nomor versi dan tanggalnya dicatat pada akun Anda, salinan persis teks yang Anda terima dikirim ke email Anda, dan teks itu tetap tersedia di akun Anda.
• Di atas kertas, jika lembaga Anda memerlukan tanda tangan. Mintalah kepada kami di info@4v3d.ee, lalu kami kirimkan teks yang sama sebagai dokumen dengan tabel untuk data lembaga Anda. Tanda tangani secara elektronik (tanda tangan tersertifikasi eIDAS, DocuSign, Adobe Sign, atau sistem nasional negara Anda) lalu kirim kembali. 4V3D OÜ menandatangani berkas yang sama dan mengembalikannya. Perjanjian berlaku sejak tanggal tanda tangan yang terakhir dari keduanya.

Prosesor data: 4V3D OÜ, nomor registrasi 17515961, Asula tn 5-26, Kesklinna linnaosa, 11312 Tallinn, Estonia. Wakil: Oskar Viil, anggota dewan direksi. Kontak: info@4v3d.ee.

1. Apa yang diatur perjanjian ini

Daycare (pengendali data) menggunakan Minute Mission, aplikasi web yang dioperasikan oleh 4V3D OÜ (prosesor data), tempat seorang guru mengelola papan misi dan hadiah untuk satu kelas. Untuk itu, 4V3D OÜ memproses data pribadi yang diuraikan dalam Lampiran II atas nama daycare dan atas instruksinya.

Perjanjian ini memuat seluruh hal yang menurut Article 28(3) GDPR, dan juga UK GDPR, harus disepakati secara tertulis antara pengendali data dan prosesor data. Perjanjian ini berlaku baik daycare berkedudukan di EEA atau Inggris Raya maupun tidak.

2. Hukum mana yang berlaku bagi Anda

• Daycare di EEA. GDPR berlaku. Bagian 3 juga berlaku.
• Daycare di Inggris Raya. UK GDPR dan Data Protection Act 2018 berlaku. Rujukan kepada GDPR di bawah ini dibaca sebagai rujukan kepada UK GDPR, rujukan kepada otoritas pengawas dibaca sebagai Information Commissioner, dan bagian 3 tidak berlaku.
• Daycare di negara lain mana pun. Hukum pelindungan data negara Anda sendiri yang berlaku bagi Anda, dan ketentuan ini mengikat 4V3D OÜ sebagai kewajiban kontrak. 4V3D OÜ berkedudukan di Uni Eropa, sehingga untuk pemrosesan ini ia tetap terikat GDPR dalam keadaan apa pun. Tidak ada satu pun isi perjanjian ini yang mengurangi hak yang diberikan hukum negara Anda kepada Anda.

3. Klausul kontraktual standar Komisi Eropa

Jika daycare berkedudukan di EEA, para pihak menerapkan klausul kontraktual standar antara pengendali data dan prosesor data sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan Pelaksanaan Komisi Decision (EU) 2021/915, dalam rumusan resmi bahasa Inggrisnya. Klausul tersebut menjadi bagian dari perjanjian ini, dan lampiran di bawah ini adalah lampiran dari klausul itu. Clause 5 (docking) tidak berlaku. Pada Clause 7.7 berlaku Opsi 2: persetujuan tertulis umum atas subprosesor, dengan pemberitahuan 30 hari sebelum setiap perubahan. Jika klausul tersebut dan perjanjian ini bertentangan, klausul tersebut yang menang.

4. Apa yang dijanjikan masing-masing pihak

4V3D OÜ akan:

• Memproses data pribadi hanya untuk menjalankan layanan dan hanya atas instruksi terdokumentasi dari daycare, termasuk mengenai pengiriman data ke negara ketiga. Perjanjian ini dan penggunaan layanan oleh daycare adalah instruksi tersebut. Jika hukum Uni Eropa atau hukum salah satu negara anggota mewajibkan 4V3D OÜ memproses data dengan cara lain, ia akan memberi tahu daycare lebih dahulu, kecuali hukum itu melarangnya.
• Tidak pernah memakai data untuk kepentingannya sendiri, tidak pernah menjualnya, tidak pernah memakainya untuk melatih apa pun, dan tidak pernah memperlihatkannya kepada siapa pun di luar subprosesor yang disebut dalam Lampiran IV.
• Memastikan setiap orang yang punya akses terikat kewajiban kerahasiaan.
• Mempertahankan langkah keamanan dalam Lampiran III dan tidak melemahkannya.
• Hanya memakai subprosesor yang tercantum dalam Lampiran IV. 4V3D OÜ boleh menambah atau mengganti salah satunya, dan lebih dahulu memberi pemberitahuan tertulis 30 hari kepada narahubung daycare. Daycare boleh mengajukan keberatan dalam 30 hari itu; jika keberatan tidak dapat diselesaikan, daycare boleh menghentikan layanan dan menerima pengembalian dana untuk bagian bulan yang belum terpakai.
• Membantu daycare menjawab permintaan dari orang tua atau dari anggota staf. Guru dan kepala sekolah sudah dapat melihat, memperbaiki, mengekspor, dan menghapus data ini sendiri di dalam layanan. Jika permintaan itu justru sampai ke 4V3D OÜ, permintaan tersebut diteruskan kepada narahubung daycare dalam lima hari kerja dan tidak dijawab langsung.
• Membantu daycare memenuhi kewajibannya menurut Articles 32 to 36 (keamanan, pemberitahuan pelanggaran, penilaian dampak, konsultasi pendahuluan), dengan memperhatikan apa yang benar-benar diketahui 4V3D OÜ.
• Memberi tahu narahubung daycare tentang pelanggaran data pribadi dalam 24 jam sejak mengetahuinya, dengan keterangan yang ada saat itu, dan sisanya menyusul begitu diketahui.
• Pada saat layanan berakhir, menghapus data dalam 30 hari, atau menyerahkannya kembali lebih dahulu bila daycare memintanya. Data itu hilang dari cadangan terenkripsi dalam 90 hari. 4V3D OÜ menegaskan secara tertulis ketika data sudah tidak ada lagi.
• Menyediakan keterangan yang diperlukan untuk membuktikan bahwa kewajiban ini dipenuhi, dan mengizinkan audit. Dalam praktiknya itu berarti jawaban tertulis dan dokumentasi bila diminta. Audit di tempat atau oleh pihak ketiga dapat diatur dengan pemberitahuan 30 hari, atas biaya daycare, paling banyak sekali setahun kecuali telah terjadi pelanggaran.
• Segera memberi tahu daycare jika suatu instruksi tampak melanggar hukum pelindungan data.

Daycare akan:

• Memastikan bahwa ia punya dasar hukum untuk pemrosesan ini dan bahwa orang tua sudah diberi tahu. 4V3D OÜ tidak berhubungan dengan orang tua dan tidak bisa melakukannya untuk Anda.
• Membatasi data di dalam layanan pada apa yang diuraikan Lampiran II. Khususnya, jangan mengetikkan nama keluarga seorang anak, keterangan kesehatan, penilaian atas seorang anak, atau apa pun tentang keadaan sebuah keluarga ke dalam kolom teks bebas.
• Menjaga agar data akunnya tetap benar, dan memberi tahu 4V3D OÜ bila narahubungnya berganti.
• Mengurus sendiri akun stafnya: menghapus login seorang guru ketika guru itu berhenti bekerja.

5. Dua hal yang bukan pemrosesan atas nama Anda

Dikatakan terus terang di sini supaya nanti tidak ada yang perlu menebak.

• Akun staf. Nama, alamat email, dan kata sandi seorang guru atau kepala sekolah memang diperlukan agar layanan ini bisa berjalan sama sekali, dan 4V3D OÜ yang menentukan bagaimana layanan itu dijalankan. Untuk tujuan sempit itu, 4V3D OÜ adalah pengendali data, bukan prosesor data, dan kebijakan privasinya sendiri yang berlaku. Segala sesuatu yang menyangkut anak-anak adalah pemrosesan atas nama daycare dan tercakup dalam perjanjian ini.
• Pembayarannya. Jika daycare membayar dengan kartu, pembayaran itu ditangani oleh Stripe Payments Europe Ltd. Stripe menerima nama penagihan, alamat, nomor PPN, email, dan data kartu milik daycare, dan tidak menerima data apa pun tentang anak mana pun. 4V3D OÜ adalah pengendali data penagihan tersebut. Karena itu Stripe bukan subprosesor menurut perjanjian ini dan tidak tercantum dalam Lampiran IV.

6. Jangka waktu, hukum, dan tanggung jawab

Perjanjian ini berlaku selama 4V3D OÜ memproses data daycare, dan tetap berlaku setelah layanan berakhir sampai data dihapus.

Hukum Estonia berlaku dan pengadilan Kabupaten Harju yang berwenang, kecuali jika daycare adalah lembaga publik yang peraturannya sendiri mewajibkan hukum dan pengadilan negaranya; dalam hal itu para pihak menyepakatinya sebelum penandatanganan.

Tanggung jawab sebagaimana diatur dalam Ketentuan Penggunaan Minute Mission, yang dilengkapi oleh perjanjian ini dan bukan digantikan olehnya.

Lampiran I. Para pihak

Pengendali data: daycare, sebagaimana diidentifikasi dari data yang diisinya saat checkout atau pada salinan yang ditandatangani. Peran: pengendali data anak-anak yang disimpan di papan kelas.

Prosesor data: 4V3D OÜ, nomor registrasi 17515961, Asula tn 5-26, Kesklinna linnaosa, 11312 Tallinn, Estonia. Kontak: Oskar Viil, anggota dewan direksi, info@4v3d.ee. Tidak ada petugas pelindungan data yang ditunjuk, karena GDPR tidak mewajibkannya di sini.

Masing-masing pihak boleh mengganti narahubungnya dengan memberi tahu pihak lain secara tertulis.

Lampiran II. Uraian pemrosesan

Lampiran III. Langkah keamanan

• Data berada di Uni Eropa. Aplikasi dan cadangannya berjalan di pusat data Hetzner Online GmbH di Helsinki, Finlandia (bersertifikat ISO/IEC 27001). Email layanan dikirim dari Scaleway SAS di Prancis. Tidak ada pengiriman data ke negara ketiga.
• Semua yang lewat jaringan terenkripsi (HTTPS, dengan Content Security Policy yang aktif). Kata sandi tidak pernah disimpan, hanya hash-nya, dan token sesi juga disimpan dalam bentuk hash, sehingga salinan basis data bukanlah setumpuk kunci yang bisa dipakai.
• Setiap kelas adalah akun tersendiri. Seorang guru hanya melihat anak-anak di kelasnya sendiri. Kepala sekolah punya satu login untuk kelas-kelasnya sendiri dan tidak punya akses ke kelas milik orang lain.
• Foto tidak bisa diunggah ke akun kelas, notifikasi dorong dimatikan, dan gambar anak-anak terbatas pada sekumpulan gambar yang sudah disediakan.
• Cadangan terenkripsi setiap hari, disimpan 14 hari di server dan 90 hari di luar server. Cadangan itu dienkripsi dengan kunci publik yang tidak dipegang server itu sendiri, sehingga server tidak bisa membaca cadangannya sendiri. Pemulihan dari cadangan sudah diuji.
• Akses ke server terbatas pada anggota dewan direksi 4V3D OÜ. Tidak ada karyawan, kontraktor, atau agen dukungan yang punya akses.
• Tanpa analitik, tanpa perkakas iklan, dan tanpa pelacakan dalam bentuk apa pun. Satu-satunya laporan rutin adalah hitungan harian pendaftaran baru, akun aktif, dan galat, yang tidak memuat nama siapa pun.
• Pembatasan laju pada login dan pendaftaran, serta batas 30 hari untuk seberapa jauh ke belakang sebuah misi masih bisa dicentang selesai, agar satu kekeliruan atau penyalahgunaan tidak bisa menulis ulang riwayat berbulan-bulan.
• Tinjauan keamanan tertulis atas seluruh kode sumber sudah dijalankan dua kali oleh model dari luar, yang terakhir pada 20 September 2026, dan temuannya sudah ditutup.

Lampiran IV. Subprosesor

Keduanya berada di Uni Eropa. Tidak ada subprosesor di luar UE, dan tidak ada pengiriman data lintas negara yang perlu dinilai.