Personas datu apstrādes līgums

Starp bērnudārzu un 4V3D OÜ par Minute Mission grupas pakalpojumu. Versija 1.0, 2026. gada 23. septembris.

Šis ir līguma teksts latviešu valodā. Līgums ir publicēts arī angļu un igauņu valodā, un tieši šie divi teksti ir noteicošie. Igaunijas klienti paraksta tekstu igauņu valodā. Ja šis tulkojums atšķiras no teksta angļu valodā, noteicošais ir teksts angļu valodā.

Kā šim līgumam piekrist

Divi veidi ar vienu un to pašu spēku.

• Veicot pasūtījumu. Atzīmējiet lodziņu, ar ko apliecināt, ka piekrītat šim līgumam, versija 1.0. Versiju un datumu reģistrē pie Jūsu konta, precīzu pieņemtā teksta kopiju nosūta Jums pa e-pastu, un tā paliek pieejama Jūsu kontā.
• Uz papīra, ja Jūsu iestādei vajadzīgs paraksts. Rakstiet mums uz info@4v3d.ee, un mēs nosūtīsim to pašu tekstu kā dokumentu ar tabulu Jūsu datiem. Parakstiet to elektroniski (eIDAS kvalificēts paraksts, DocuSign, Adobe Sign vai Jūsu valsts risinājums) un nosūtiet atpakaļ. 4V3D OÜ paraksta to pašu failu un nosūta to Jums atpakaļ. Līgums stājas spēkā ar vēlāko no abiem parakstiem.

Apstrādātājs: 4V3D OÜ, reģistrācijas numurs 17515961, Asula tn 5-26, Kesklinna linnaosa, 11312 Tallinn, Igaunija. Pārstāvis: Oskar Viil, valdes loceklis. Kontaktinformācija: info@4v3d.ee.

1. Ko šis līgums regulē

Bērnudārzs (pārzinis) izmanto Minute Mission, tīmekļa lietotni, ko uztur 4V3D OÜ (apstrādātājs) un kurā skolotājs uztur grupas uzdevumu un balvu tāfeli. Šim nolūkam 4V3D OÜ apstrādā II pielikumā aprakstītos personas datus bērnudārza vārdā un pēc tā norādījumiem.

Šis līgums ietver visu, par ko saskaņā ar VDAR 28. panta 3. punktu un UK GDPR pārzinim un apstrādātājam ir rakstiski jāvienojas. Tas ir spēkā neatkarīgi no tā, vai bērnudārzs ir reģistrēts EEZ vai Apvienotajā Karalistē.

2. Kuri tiesību akti attiecas uz Jums

• Bērnudārzs EEZ. Piemēro VDAR. Piemēro arī 3. sadaļu.
• Bērnudārzs Apvienotajā Karalistē. Piemēro UK GDPR un Data Protection Act 2018. Turpmākās atsauces uz VDAR lasāmas kā atsauces uz UK GDPR, atsauces uz uzraudzības iestādi lasāmas kā atsauces uz Information Commissioner, un 3. sadaļu nepiemēro.
• Bērnudārzs jebkur citur. Uz Jums attiecas Jūsu valsts datu aizsardzības tiesību akti, un šie noteikumi 4V3D OÜ ir saistoši kā līgums. 4V3D OÜ ir reģistrēts Eiropas Savienībā, tāpēc uz šo apstrādi tam jebkurā gadījumā attiecas VDAR. Nekas no šeit rakstītā nemazina tiesības, ko Jums dod Jūsu valsts likums.

3. Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulas

Ja bērnudārzs ir reģistrēts EEZ, puses piemēro standarta līguma klauzulas starp pārziņiem un apstrādātājiem, kas ietvertas Komisijas Īstenošanas lēmuma (EU) 2021/915 pielikumā, to oficiālajā angļu valodas redakcijā. Šīs klauzulas ir šā līguma daļa, un turpmākie pielikumi ir to pielikumi. 5. klauzulu (pievienošanās) nepiemēro. 7.7. klauzulā piemēro 2. iespēju: vispārēja rakstiska atļauja apakšapstrādātāju piesaistei, par katru izmaiņu paziņojot 30 dienas iepriekš. Ja klauzulas un šis līgums nesakrīt, noteicošas ir klauzulas.

4. Ko katra puse apņemas

4V3D OÜ apņemas:

• Apstrādāt personas datus tikai pakalpojuma sniegšanai un tikai pēc bērnudārza dokumentētiem norādījumiem, arī attiecībā uz nosūtīšanu uz trešo valsti. Šie norādījumi ir šis līgums un tas, kā bērnudārzs pakalpojumu lieto. Ja ES vai dalībvalsts tiesību akti prasīs 4V3D OÜ apstrādāt datus citādi, tas vispirms par to paziņos bērnudārzam, ja vien šie tiesību akti to neaizliedz.
• Nekad neizmantot datus saviem nolūkiem, tos nepārdot, neizmantot nekā apmācīšanai un nerādīt nevienam, izņemot IV pielikumā nosauktos apakšapstrādātājus.
• Nodrošināt, ka visiem, kam ir piekļuve, ir saistošs konfidencialitātes pienākums.
• Uzturēt III pielikumā aprakstītos drošības pasākumus un tos nevājināt.
• Piesaistīt tikai IV pielikumā nosauktos apakšapstrādātājus. 4V3D OÜ var apakšapstrādātāju pievienot vai nomainīt un par to bērnudārza kontaktpersonai rakstiski paziņo 30 dienas iepriekš. Bērnudārzs šo 30 dienu laikā var iebilst; ja iebildumu neizdodas atrisināt, bērnudārzs var pakalpojumu izbeigt un saņem atmaksu par neizmantoto mēneša daļu.
• Palīdzēt bērnudārzam atbildēt uz vecāka vai darbinieka pieprasījumu. Skolotāji un vadītājs šos datus pakalpojumā jau paši var apskatīt, labot, eksportēt un dzēst. Ja pieprasījums nonāk pie 4V3D OÜ, to piecu darba dienu laikā nodod bērnudārza kontaktpersonai un 4V3D OÜ uz to pats neatbild.
• Palīdzēt bērnudārzam izpildīt tā pienākumus, kas noteikti VDAR 32. līdz 36. pantā (drošība, paziņošana par pārkāpumiem, novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību, iepriekšēja apspriešanās), ņemot vērā to, kas 4V3D OÜ patiešām ir zināms.
• Paziņot bērnudārza kontaktpersonai par personas datu aizsardzības pārkāpumu 24 stundu laikā no brīža, kad par to ir uzzinājis, norādot to, kas tobrīd zināms, un pārējo, tiklīdz tas ir noskaidrots.
• Pakalpojuma beigās dzēst datus 30 dienu laikā vai, ja bērnudārzs to lūdz, vispirms tos nodot atpakaļ. No šifrētajām rezerves kopijām dati pazūd 90 dienu laikā. 4V3D OÜ rakstiski apliecina, kad datu vairs nav.
• Darīt pieejamu informāciju, kas vajadzīga, lai pierādītu šo pienākumu izpildi, un pieļaut auditu. Praksē tas nozīmē rakstiskas atbildes un dokumentus pēc pieprasījuma. Auditu uz vietas vai ar trešās puses starpniecību var norunāt, paziņojot 30 dienas iepriekš, par bērnudārza līdzekļiem, ne biežāk kā reizi gadā, ja vien nav noticis pārkāpums.
• Nekavējoties paziņot bērnudārzam, ja kāds norādījums šķiet pretrunā ar datu aizsardzības tiesību aktiem.

Bērnudārzs apņemas:

• Nodrošināt, ka šai apstrādei ir tiesisks pamats un ka vecāki ir informēti. 4V3D OÜ vecākus neredz un Jūsu vietā to izdarīt nevar.
• Turēt pakalpojumā ievadītos datus II pielikuma robežās. Jo īpaši brīvā teksta laukā nerakstīt bērna uzvārdu, informāciju par veselību, vērtējumu par bērnu vai kaut ko par ģimenes apstākļiem.
• Uzturēt savus konta datus pareizus un paziņot 4V3D OÜ, kad mainās kontaktpersona.
• Pārvaldīt savu darbinieku kontus: dzēst skolotāja pieeju, kad skolotājs aiziet no darba.

5. Divas lietas, kas nav apstrāde Jūsu vārdā

Skaidri pateikts šeit, lai vēlāk nevienam nebūtu jāmin.

• Darbinieku konti. Skolotāja vai vadītāja vārds, e-pasta adrese un parole ir vajadzīgi, lai pakalpojums vispār darbotos, un par to, kā to darbināt, lemj 4V3D OÜ. Šajā šaurajā nolūkā 4V3D OÜ ir pārzinis, nevis apstrādātājs, un piemēro tā paša privātuma politiku. Viss, kas attiecas uz bērniem, ir apstrāde bērnudārza vārdā, un uz to attiecas šis līgums.
• Samaksa par pakalpojumu. Ja bērnudārzs maksā ar karti, maksājumu apstrādā Stripe Payments Europe Ltd. Stripe saņem bērnudārza rēķina nosaukumu, adresi, PVN numuru, e-pasta adresi un kartes datus un nevienu bērna datu. Šo norēķinu datu pārzinis ir 4V3D OÜ. Tāpēc Stripe nav apakšapstrādātājs šā līguma izpratnē un nav iekļauts IV pielikumā.

6. Darbības laiks, piemērojamie tiesību akti un atbildība

Šis līgums ir spēkā tik ilgi, kamēr 4V3D OÜ apstrādā bērnudārza datus, un paliek spēkā pēc pakalpojuma beigām līdz datu dzēšanai.

Piemēro Igaunijas tiesības, un strīdi ir Harju apriņķa tiesas jurisdikcijā, ja vien bērnudārzs nav publiska iestāde, kuras noteikumi prasa tās valsts tiesības un tiesas; tādā gadījumā puses par to vienojas pirms parakstīšanas.

Atbildību nosaka Minute Mission lietošanas noteikumi, kurus šis līgums papildina un neaizstāj.

I pielikums. Puses

Pārzinis: bērnudārzs, kas identificēts pēc datiem, kurus tas norāda, veicot pasūtījumu, vai ieraksta parakstītajā eksemplārā. Loma: grupas tāfelē uzturēto bērnu datu pārzinis.

Apstrādātājs: 4V3D OÜ, reģistrācijas numurs 17515961, Asula tn 5-26, Kesklinna linnaosa, 11312 Tallinn, Igaunija. Kontaktpersona: Oskar Viil, valdes loceklis, info@4v3d.ee. Datu aizsardzības speciālists nav iecelts, jo VDAR to šeit neprasa.

Katra puse var mainīt savu kontaktpersonu, par to rakstiski paziņojot otrai pusei.

II pielikums. Apstrādes apraksts

III pielikums. Drošības pasākumi

• Dati atrodas Eiropas Savienībā. Lietotne un tās rezerves kopijas darbojas Hetzner Online GmbH datu centrā Helsinkos, Somijā (sertificēts pēc ISO/IEC 27001). Pakalpojuma e-pastu sūta Scaleway SAS Francijā. Nosūtīšanas uz trešo valsti nav.
• Viss, kas ceļo pa tīklu, ir šifrēts (HTTPS, ir spēkā Content Security Policy). Paroles nekad netiek glabātas, tikai to jaucējkods, un arī sesijas pilnvaras glabā jaucējkoda veidā, tāpēc datubāzes kopija nav derīgu atslēgu saišķis.
• Katra grupa ir atsevišķs konts. Skolotājs redz tikai savas grupas bērnus. Vadītājam ir viena pieeja visām savām grupām un nav piekļuves nevienai citai.
• Grupas kontā nevar augšupielādēt fotogrāfijas, tūlītējie paziņojumi ir izslēgti, un bērnu attēli ir izvēle no noteiktas zīmējumu kopas.
• Ikdienas šifrētas rezerves kopijas, ko serverī glabā 14 dienas un ārpus tā 90 dienas. Tās ir šifrētas ar publisko atslēgu, kuras pašam serverim nav, tāpēc serveris savas rezerves kopijas izlasīt nevar. Atjaunošana no rezerves kopijas ir pārbaudīta.
• Piekļuve serverim ir tikai 4V3D OÜ valdes loceklim. Nav neviena darbinieka, apakšuzņēmēja vai atbalsta speciālista ar piekļuvi.
• Nekādas analītikas, nekādu reklāmas rīku un nekādas izsekošanas. Vienīgā regulārā atskaite ir dienas skaits par reģistrācijām, aktīviem kontiem un kļūdām, kurā nav neviena vārda.
• Pieprasījumu biežuma ierobežojumi pieteikšanās un reģistrēšanās brīdī un 30 dienu ierobežojums tam, cik tālu atpakaļ var atzīmēt izpildītu uzdevumu, lai kļūda vai ļaunprātība nevarētu pārrakstīt mēnešiem ilgu vēsturi.
• Rakstiska visa pirmkoda drošības pārbaude ar ārēju modeli ir veikta divas reizes, pēdējoreiz 2026. gada 20. septembrī, un konstatētais ir novērsts.

IV pielikums. Apakšapstrādātāji

Abi ir Eiropas Savienībā. Ārpus ES apakšapstrādātāju nav, un nav starptautiskas nosūtīšanas, kas būtu jānovērtē.